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“Medios de comunicación”

Este día tocaremos el tema de “Las vías óptimas de comunicación” Diariamente, me toca ver la siguiente situación en la empresa...

Buenos días.

¿Cómo les va hoy?

Este día tocaremos el tema de “Las vías óptimas de comunicación”

Diariamente, me toca ver la siguiente situación en la empresa:

Jefe: El cliente está muy enojado ya que se encontró con un defecto en la línea de producción.

Empleado: Lamentablemente si ocurrió este problema, pero ya estoy trabajando en el documento donde explicaremos las medidas que tomaremos ante ésto.

Jefe: Okay. Me imagino que ya enviaste algún correo o mensaje al responsable de la calidad del cliente ¿verdad?

Empleado: No todavía, es que quiero enviar de una vez toda la información requerida. Jefe: No puede ser… ¿al menos le hiciste una llamada?

Empleado: No, tampoco, porque si me preguntan acerca de las medidas que tomaremos, pues ¿que les digo…?

En esta conversación, pudiéramos decir que el empleado no sabe en qué momento usar el medio de comunicación, por eso, está empeorando la situación.

El objetivo de hoy es comprender la importancia de la llamada y el correo o el mensaje para poder utilizar esos medios a tiempo y en el momento adecuado.

Tabla de comparación(viabilidad para enviar la información) entre  “llamadas  y correos.”

Llamada Correo/Mensaje
Se realiza rápidamente Lleva un poco más de tiempo el escribir la información.
Certeza No sabe si se leerá o no.
Interrumpe el trabajo Se puede checar cuando se tenga tiempo.
Se puede transmitir bien la parte emocional o el sentido de urgencia. Se puede transmitir la información a detalle, de forma escrita.
No quedan datos guardados. Si quedan datos guardados.

 

Si observan la tabla, pudiéramos decir que la llamada telefónica es un medio maravilloso para transmitir la información de forma rápida y con certeza de que se está trasmitiendo del uno al otro, además, no solo transmite la parte del asunto sino también la parte emocional, por eso, normalmente se tiene que hacer la llamada lo más pronto posible cuando exista un problema con el cliente, como es el caso ejemplificado.

Sin embargo la desventaja más grande al realizar una llamada telefónica es que “no se queda el registro de los datos mencionados”, por lo tanto, después podría existir un conflicto de tipo: “Si, tú me lo dijiste a mi” o, “no tú no me dijiste nada de eso” y aunado a eso se puede provocar una mala impresión, por ejemplo si la persona está molesta, ya que al tener un contacto en directo, se transmite también la parte emocional.

Pongamos un ejemplo: Cuando estamos muy estresados por el tráfico y nos marca un cliente pidiendo ayuda. Es muy probable que no nos vaya muy bien con este asunto porque en ese momento nos encontramos inestables emocionalmente.

Con respecto a esta situación se pudiera decir que es el correo o mensaje lo más adecuado ya que se puede enviar y revisar de forma más calmada, es decir, en un momento más estable emocionalmente.

En conclusión, es importante saber las características y también las ventajas y desventajas de cada medio para tomar asertivamente la decisión de cual medio es más factible utilizar o si conviene utilizar ambos medios.

Espero que les sirva de algo este pequeño artículo.

 

Bonito día!

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